El Servicio de Archivo y Publicaciones de la Diputación de Sevilla ha venido difundiendo, a través de su portal web (https://archivoypublicaciones.dipusevilla.es), reproducciones digitales de una muestra significativa de sus documentos o de los de algunos archivos municipales acogidos a su Plan de organización de archivos, representantes singulares del patrimonio histórico documental de Andalucía. El alcance de la información facilitada se limitaba básicamente a una breve enunciación del título o denominación de cada documento acompañando a su imagen digital.

Sin embargo deberíamos ser capaces de suministrar información sobre los documentos y su contexto, así como reproducciones digitales de los mismos, de forma inmediata o automática y, tanto en atención de las propias demandas de los usuarios como por nuestras mismas autoexigencias de calidad, nos vemos motivados a procurar brindarles una información de la mayor utilidad posible para ellos, es decir, de cuanta amplitud o extensión, comprensibilidad, compatibilidad o capacidad de reutilización requieran dependiendo de sus respectivos perfiles formativos, culturales, científicos, sociales o personales.

Somos conscientes de que la nueva sociedad de la información y el conocimiento aboca a los archivos a ofrecer un servicio cada vez más intenso y de mayor calidad, a un público en expansión y a dar respuesta a nuevas exigencias sociales, políticas y legales en transparencia, acceso y reutilización de la información pública contenida en los documentos de archivo y se traduce en una extraordinaria dilatación del ámbito geográfico de su prestación, así como en un redimensionamiento del concepto tradicional de usuario de estos servicios.

Para poder alcanzar estos objetivos, el Archivo de la Diputación de Sevilla, con el apoyo de la Sociedad Provincial de Informática INPRO, ha apostado por la aplicación AtoM (Access to Memory, evolución de ICA-Atom, iniciativa de software libre del Consejo Internacional de Archivos https://www.accesstomemory.org/es/) y abordar una ardua tarea de actualización y mejora de las descripciones de los documentos y sus reproducciones digitales avanzando hacia la nueva dimensión multi-entidad de la descripción archivística derivada del conjunto de normas de descripción del Consejo Internacional de Archivos y protagonista del Modelo Conceptual C-NEDA o el proyecto último proyecto del consejo internacional conocido como Records in Context.

AtoM fue creado con el objetivo de estimular la implantación de los estándares archivísticos internacionales y de intercambio de metadatos mediante un software libre de código gratuito que soporta los formatos de importación/exportación de datos EAD, EAC-CPF, CSV y SKOS y se presenta a su vez como repositorio OAI (Open Archival Informatión protocolo OAI-PMH que funciona de acuerdo con los principales estándares de metadatos de nuestro ámbito y del W3C). Es decir un repositorio digital de contenidos en formato de datos abiertos directamente accesibles en internet para su explotación por buscadores y plataformas de difusión de patrimonio documental como EUROPEANA que proporciona acceso a más de 50 millones de archivos digitalizados —libros, música, material gráfico, etc.— y cuenta con sofisticadas herramientas de búsqueda y filtrado para ayudarte a encontrar documentos (https://pro.europeana.eu)

POR TANTO ESTAMOS PASANDO DE…

- Difundir en abierto una selecta muestra de imágenes digitales de algunos de sus documentos de mayor valor histórico acompañados de una información elemental…un total de 181.919 imágenes de documentos, correspondientes a 475 libros y 80 legajos (428 libros del Archivo de la Diputación+47 libros de archivos municipales) y 80 legajos (25 del Archivo de la Diputación y 55 de archivos municipales)

A…

- 400.963 imágenes de documentos acompañadas de sus descripciones archivísticas con una amplia información sobre el contexto de su creación, es decir, sobre sus productores, la finalidad por la que fueron creados, el marco histórico… a raíz de las mayores posibilidades de aplicación de las normas internacionales de descripción que nos permite AtoM.

Además, ofrecemos ahora nuevas posibilidades para la búsqueda y localización de los documentos, a través de árboles jerárquicos, búsquedas por texto libre, búsquedas avanzadas por diferentes criterios, índices…. que permiten obtener mejores resultados a diferentes tipos de usuarios según su perfil de investigador o sus necesidades de información.

La información que se muestra es el resultado de la recopilación y reactualización de muchos años de trabajo de nuestros archiveros, así como de las complejas tareas previas de migración a formatos abiertos para su subida masiva a esta nueva aplicación, que debemos especialmente al pertinaz celo y profesionalidad de Isabel Martín Calderón, técnica informática de INPRO, y a Rafael Piña Vera, analista informático del proyecto.

Tampoco podemos olvidar la colaboración, de OYGA, Organización y Guarda de Archivos, empresa especializada en gestión documental, y su técnico Ismael Reinoso Bretones, con los que pudimos contar a través del oportuno contrato público de prestación de servicios para poder hacer realidad este ambicioso objetivo.

De todo esto surge una aplicación plenamente accesible al público, en formatos abiertos, dando un salto importante en la calidad, en la cantidad y la usabilidad de la información, pero también en el perfil tecnológico, permitiéndonos avanzar desde la “web-cartel” prácticamente estática a un nuevo sistema habilitado para un flujo continuo de subida masiva de grandes cantidades de imágenes que ponemos a disposición del conjunto de nuestra sociedad y del resto del mundo.

Entre las novedades a destacar hay que mencionar la incorporación a los contenidos ahora disponibles de:

• 809 ejemplares de la valiosa Sección de pergaminos del Archivo de la Diputación de Sevilla, singulares documentos, el más antiguo de los cuales data nada menos que del año 1282, pertenecientes a los fondos históricos de los antiguos hospitales y centros benéficos sevillanos que se custodian en nuestros depósitos. Entre ellos figuran pergaminos procedentes de la cancillería real o de la pontificia (bulas, breves, letras apostólicas…) por los que los papas y monarcas otorgaron a lo largo de la historia numerosos privilegios y concesiones a estos centros asistenciales, como el Hospital de las Cinco Llagas, el del Cardenal, la Casa Cuna, San Lázaro…

• Colección de fotografías de la Sociedad los Amigos del Arte, con dedicatorias autógrafas de actores, actrices, autores y autoras teatrales de principios del S. XX a miembros sevillanos de esta antigua sociedad, que debe su denominación a Marcelino Menéndez y Pelayo y que fuera presidida por Eduardo Dato. Estas fotografías fueron localizadas entre diferentes enseres semiabandonados en la iglesia de San Luís de los Franceses.

Las imágenes de documentos sobre los enfermos que estuvieron acogidos en los antiguos hospitales y centros benéficos se han obtenido en gran medida gracias a los convenios suscritos por la Diputación en los años 2000 con la Sociedad Genealógica de Utah y con la misma entidad, como Family Search International, en 2018. En el resto de casos, las digitalizaciones fueron obtenidos por contratación pública de servicios, recayendo sobre las empresas Sistemas de Tratamiento Documental STD y VINFRA S.A.

AtoM también ofrece información sobre el conjunto de todos los fondos y colecciones documentales de nuestro archivo, no solo de los documentos con imagen digital publicada en el portal.

Pero sobre todo estamos especialmente satisfechos de poder abrir un nuevo espacio de difusión para el rico patrimonio documental que conservan los archivos municipales de nuestra provincia, especialmente en el caso de los acogidos al Plan de organización de archivos municipales gestionado por este Servicio. Este portal se pone al servicio de los ayuntamientos de la provincia de Sevilla para poner al alcance de todas las personas las imágenes de sus documentos históricos más relevantes , como las series de actas capitulares (actas del concejo, actas del pleno…) que parten del siglo XVI en las imágenes de los documentos de mayor antigüedad, u otras sobre propiedades, amojonamientos, catastros… en estos municipios. Son los casos de:

• Alcolea del Río

• Aznalcázar

• Aznalcóllar

• Bollullos de la Mitación

• El Castillo de las Guardas

• El Coronil

• Umbrete

El resto de los archivos municipales está presente a efectos de información sobre las características de sus documentos o incluso accediendo a los mismos inventarios archivísticos disponibles en la web, pero podrán además ver colgadas también las reproducciones digitales que nos faciliten con esta finalidad.

Rafael Martínez Ramos

Jefe del Servicio de Archivo y Publicaciones

Imágenes:

1. Imagen principal: Documentos del Hospital de San Lázaro (Archivo de la Diputación de Sevilla). Vista por carpetas según el cuadro de clasificación del fondo.

2. Documentos del Hospital de San Lázaro (Archivo de la Diputación de Sevilla). Visualización de los documentos accediendo por el cuadro de clasificación del fondo.

3. Sección de Mapas, Planos y Dibujos (Archivo de la Diputación de Sevilla).

4. Fotografía de Jacinto Benavente con dedicatoria manuscrita hológrafa (Colección de fotografías Sociedad de los Amigos del Arte. Archivo de la Diputación de Sevilla).

5. Archivos municipales que ofrecen información en el portal AtoM del Archivo de la Diputación de Sevilla.

6. Documentos del Archivo Municipal de Aznalcázar organizados por carpetas según el cuadro de clasificación del fondo.

7. Acta del Pleno del Ayuntamiento de Aznalcázar de 27 de marzo de 1956.

8. Colección de Pergaminos del Archivo de la Diputación de Sevilla.